青岛华中世纪认证有限公司


认证流程


注:服务认证无需进行一阶段,其余认证流程与管理体系认证一致。

1、认证申请
1.1客户可直接向市场部了解有关认证事项,索取有关认证的公开文件,并提出认证申请意向。
1.2申请方应提供一份正式的由其授权人员签署的申请表,申请表的填写应按要求真实完整地填写,并提供评审所需资料,如管理手册、程序文件、法律地位证明、行政许可、产品简介以及其他相关资料。不真实的信息,将影响认证的公正性和有效性,由此引起的责任应由申请方承担。
1.3市场部初步确认该申请是属于中心的认证业务范围内的,则提供认证申请书。认证申请书经评审后,双方签订认证合同。对于不属于业务范围的,则予以答复。
2、初次审核
2.1正式签订合同后,审核部负责组建审核组,一般在现场审核前将审核通知发至受审核方。受审核方如对审核组成员和审核安排有异议,可及时提出,经双方协商后解决。
2.2管理体系的初次审核分为一阶段和二阶段审核,两个阶段组成对管理体系审核的完整过程。
2.3审核组在现场审核前对申请方提交的管理体系文件进行审查,并向受审核方正式提交《文审报告》,对《文审报告》中的问题,要求受审核方在规定的时间内,予以修改补充,并提交审核组验证确认后,方可进入现场审核。
2.4审核组长负责编制审核计划,一般在现场审核前将审核计划发至受审核方。受审核方如对计划有异议,应及时与审核组长沟通解决。
2.5 第一阶段审核主要审查受审核方理解和实施标准的情况,了解其产品(服务)范围、组织结构、生产规模、流程、资源配置等信息,评价是否具备二阶段审核的条件,并为第二阶段审核提供关注点,审核组将现场审核发现的问题以清单方式告知受审核方,受审核方应针对问题采取纠正和纠正措施,并提供证实材料,经审核组长验证合格,方可进行第二阶段审核; 2.6 一阶段审核发现的问题采取纠正和纠正措施后,机构将派审核组实施第二阶段审核。第二阶段审核主要对受审核方管理体系实施情况进行一次全面的审查,评价管理体系的符合性、有效性和满足法律、法规要求的能力。确定是否推荐认证/注册。审核结束后,审核组向受审核方宣布不符合项报告和现场审核结论并提出采取纠正措施的完成时间和要求。
2.7 现场审核结束后,受审核方应根据审核组的要求,在规定的时间内向机构提供不符合项纠正措施实施结果并附以证实材料,审核组对不符合项纠正措施实施情况进行跟踪验证。
3.注册和颁证
审核结束后,机构技术部/技委会依据认证要求和审核发现、审核结论、相关信息进行认证评定并作出结论,由机构总经理批准并签发管理体系认证证书,证书信息将在30个工作日内按照规定的要求将认证结果相关信息报送国家认监委。
4、监督审核
4.1证书有效期为三年,监督审核应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次。初次认证后的第一次监督审核应在认证决定日期起12个月内进行,此后,监督审核应至少每个日历年(应进行再认证的年份除外)进行一次,且两次监督审核的时间间隔不得超过15个月。为了考虑诸如季节或有限时段的管理体系认证(例如临时施工场所)等因素,可能有必要调整监督审核的频次。获证企业如不能按期接受机构安排的监督审核,认证/注册资格将被暂停,暂停期间认证证书和标志将暂停使用,并予以网上公示。
4.2 监督审核的结论分为:推荐保持注册、不推荐保持注册和缩小范围。
在审核中未发现不符合项或发现有一般不符合项,在规定的时间内(一般为30天)完成不符合项的纠正措施并经审核组书面验证合格,同意保持认证注册。
在审核中发现有严重不符合时,通常情况下,要求采取纠正的时限最长为15天,纠正措施的时限最长为30天;如情况较为特殊,则由审核组视不符合问题的具体情况,规定采取纠正/纠正措施的时限并决定是采用书面确认或现场确认纠正措施的方式对不符合项进行验证。对这种特殊情况,审核组长应将问题及时反馈,有关处理的决定应得到机构的批准。
根据监督审核结果,机构做出保持、扩大、缩小、更新、暂停或恢复、撤销认证证书的决定。
6.再认证
6.1管理体系初审证书有效期为三年,在有效期届满前三个月内,获证组织应提出再认证申请,应确保再认证的所有活动及换发证书在前一轮三年有效期内完成。
6.2 再认证审核的实施一般按管理体系二阶段审核进行。机构将对获证组织的管理体系进行全面审核,同时对上次监督审核发现的不合格项进行验证,确认认证证书和认证标志使用符合性。对获证组织三年来的管理体系运行情况进行评价,并在再认证审核报告中报告有关情况。 另外,再认证现场审核还应关注以下方面内容:
1)结合内部和外部的变化,审查组织管理体系的有效性,以及管理体系相对于认证范围的持续适宜性;
2)审查获证组织针对保持管理体系和改进管理体系提高整体绩效的承诺的证据;
3)审查获证组织管理体系运行是否促进了方针、目标的实现;
6.3再认证审核发现,管理体系综合分析,审核报告均按初次审核二阶段有关规定执行。
6.4 再认证通过后,机构将按程序向获证组织换发新的认证证书。新证书上的颁证日期应不早于再认证决定日期。再认证后的监督审核时间间隔同初次认证。
7 特殊审核
7.1特殊审核包括:
1)扩大认证范围审核;
2)提前较短时间通知的审核,包括:
a.认证机构调查对获证组织投诉进行的审核;
b.因获证组织管理体系发生重大变化进行回应的审核;
c.对被暂停的客户恢复认证证书、标志使用前进行跟踪的审核。
7.2对已授予认证的获证组织的扩大认证范围需求,中心要求组织提交扩大认证范围申请书和相关资料,对申请进行评审并确定所需的审核活动执行《认证申请受理管理程序》。这一工作可与监督审核同时进行。
7.3 对7.1条 2)款中三种非例行的特殊审核,可能需要在提前较短时间通知或不通知获证组织后对其进行审核。
8、授予、拒绝、保持认证、扩大或缩小认证范围、更新、暂停或恢复、注销或撤销认证的说明
8.1授予认证
受审核组织满足下列要求时,授予认证:
a)正式提出认证申请,并承诺遵守认证要求;
b)具有有效的法律地位(营业执照、生产/经营许可证和/或资质证明);
c)初次认证审核/扩大认证领域认证审核的审核发现标明其管理体系的建立、实施和保持符合选定的认证标准(管理体系标准和/或CNAS认可的特定认证项目规范);
d)不符合项纠正措施经验证表明已按规定期限完成且有效;
e)已按认证合同规定缴纳认证费。
8.2 拒绝认证
申请组织提供的证据不足以证明获证组织管理体系符合认证规范的要求和机构的规定, 拒绝申请组织相应管理体系可在机构进行认证注册。
8.3保持认证
8.3.1 监督审核(含非例行监督审核)
获证客户/认证转换申请组织满足下列要求时准予保持认证:
a)已按规定的频次和周期接受监督审核;
b)审核发现表明其管理体系的实施、保持和持续改进符合选定的认证标准;
c)法律地位有效;
d)以往内部审核和外部审核的不符合项纠正措施持续有效;
e)产品、环境和/或安全经国家主管部门监督检查/监测合格;
f)顾客和/或相关方面的抱怨已得到有效处理;
g)本次审核不符合项纠正措施经验证表明已按规定期限完成且有效;
h)未发生误用/滥用认证标志、认证证书和误导性宣传认证状态行为;
i)认证转换申请组织提供的认证证书有效;
j)已按认证合同规定缴纳认证费。
8.3.2 特殊审核
特殊审核包括:
a)当投诉事项与获证客户有关时,为确认其管理体系的有效性而进行的必要现场调查;
b)获证客户发生下列变更之时,为确认其管理体系持续保持满足认证标准要求的能力而进行的必要现场审核:
⑴法律地位(营业执照、生产/经营许可证和/或资质证明)、经营状况、组织性质或所有权变更;
⑵管理层(含关键的管理、决策或技术人员)或组织结构的变更;
⑶地址和/或地域场所得变更;
⑷获证管理体覆盖的运作范围的变更;
⑸管理体系和过程的重大变更。
c)对暂停认证客户的追踪审核。
8.4 扩大认证范围认证
a)现认证证书有效;
b)审核发现表明申请扩大的认证范围部分符合认证标准要求,且为其管理体系所覆盖;
c)扩大认证范围所涉及的产品、环境和/或安全经国家主管部门监督检查/监测;
d)本次审核不符合项纠正措施经验证表明已按规定期限完成且有效;
e)已按认证合同规定缴纳认证费。
当认证决定为不准予扩大认证范围时,市场部将该认证决定通知相应客户,并说明理由。
8.5 缩小认证范围认证
当发生下列情况之一时,予以缩小认证范围:
a)获证客户正式提出缩小认证范围的书面申请;
b)监督审核、再认证审核或特殊审核的审核发现表明:
⑴营业执照、生产/经营许可证、资质或管理体系覆盖范围的变更导致认证范围缩小;
⑵获证客户的活动和运作的变更,或适用的法律法规、产品标准/规范的变更,或其它原因造成认证范围内部分产品、活动和地域场所持续地或严重地不能满足认证要求;
⑶认证范围内的产品、活动和/或地域场所减少;
⑷未对顾客和/或相关方投诉所涉及的部分认证范围的不符合采取有效纠正措施;
⑸部分产品、环境和/或安全经国家主管部门监督检查/监测不合格且未进行纠正;
c)经技术部审查和评价,确认应缩小认证范围。
8.6 暂停认证
8.6.1 获证客户发生下列情况之一时,予以暂停认证(含部分认证范围暂停):
a)正式提出暂停认证书面申请;
b)不按规定的频次和期限接受监督审核或再认证审核;
c)申请监督审核延期不被机构批准或不接受监督审核或再认证审核;
d)不接受国家认证认可主管部门的监督检查或机构必要的特殊审核;
e)生产/经营许可或资质被国家主管部门暂停;
f)监督审核的审核发现表明其管理体系或认证范围的某些部分持续地或严重地不满足认证要求,包括(但不限于):
⑴不符合项纠正措施经验证未在规定期限内完成或无效;
⑵属于认证标准同一条款要求的不符合连续发生。
g)发生严重影响其管理体系持续满足认证标准要求的变更而未报告机构;
h)产品、环境和/或安全经国家主管部门监督检查/监测不合格且在媒体公布;
i)投诉调查表明其顾客或相关方投诉事项属实且不符合认证的要求,但未采取纠正措施; j)使用或滥用认证标志、认证证书或审核报告,误导性宣传认证状态,被机构警告后未纠正或尚未造成严重后果;
k)其它违背认证合同行为,如拖延缴纳认证费。
8.6.2 认证暂停的期限通常不超过3个月,最长为6个月。
客户在暂停认证期间内:
a)管理体系认证无效,必须停止使用认证标志、认证证书和宣传认证状态;
b)解决造成暂停问题;
c)准备接受必要的追踪审核。
8.7 撤销认证
8.7.1 获证客户发生下列情况之一时,予以撤销认证:
a)因认证要求变更或其它原因,正式提出停止认证的书面申请;
b)法律地位失效,如营业执照、生产/经营许可证或资质被注销/撤销;
c)组织名称、地址或法定代表人变更而未报告机构或申请换发认证证书;
d)暂停认证期内:
⑴未对造成暂停问题采取解决措施或解决措施经验证无效;
⑵未在暂停范围内停止使用认证标志、认证证书或认证状态宣传;
⑶不接受机构必要的现场追踪审核。
d)被缩小认证范围后,未在被缩小的认证范围内停止使用认证标志、认证证书或认证状态宣传;
e)发生产品、环境或安全事故,造成严重影响;
f)提供信息严重失实,弄虚作假,造成严重影响;
g)违背认证合同或协议:
⑴误用或滥用认证标志、认证证书或审核报告,或误导性宣传认证状态,造成严重影响; ⑵涂改认证证书内容;
⑶借用他人使用认证证书或认证标志;
⑷拒绝缴纳认证费。
(5)无正当理由拒绝接受国家认监委/地方监管机构的稽查和国家认可委的确认审核的。
h)因使用认证标志、认证证书或声明认证状态,引起或对其它组织提起诉讼而未及时通告机构;
i)未提出注销认证而转换至其它认证机构。
j)暂停期超过6个月而未接受相应处理的。
8.7.2 撤销认证的组织必须:
a)必须停止使用认证标志、认证证书和宣传认证状态;
b) 交回认证证书
8.8恢复认证
8.8.1对于认证资格被暂停的获证组织,在收到该组织提出恢复使用认证证书的书面申请材料后,若确认其在规定期限内已采取有效的纠正措施重新满足相关要求,报总经理审批后将书面通知该组织恢复其认证证书的使用权,并恢复对该获证组织相应管理体系的后续审核安排。
8.8.2对于认证资格被暂停的获证组织,如通过重新审核的方式来确认该组织纠正措施的有效性,机构恢复其使用认证证书的书面通知将以审核报告的形式通知该组织;如通过其他方式来确认该组织纠正措施的有效性,机构恢复其使用认证证书的书面通知将以“认证证书恢复通知书”的形式通知该组织。
8.8.3对于违反认证规定而被撤销注册认证资格的获证组织,不论其原来是在机构还是在其他认证机构获得的注册认证资格,机构再次受理其认证注册申请的时间自其被撤销认证资格之日起不少于12个月。

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